منهجية PMO Value Ring: كيفية توليد القيمة الفعلية لمكاتب إدارة المشاريع

PMO Value Ring: دليل شامل لتحسين أداء مكاتب إدارة المشاريع

يعد تأسيس مكتب إدارة المشاريع (PMO) الذي يضيف قيمة حقيقية ومستدامة تحديًا كبيرًا تواجهه العديد من المؤسسات. لا يكفي أن يكون لديك PMO فحسب؛ بل يجب أن يوفر هذا المكتب قيمة ملموسة تتوافق مع توقعات أصحاب المصلحة وأهداف المنظمة. هنا تبرز أهمية منهجية PMO Value Ring، وهي إطار شامل يهدف إلى ضمان تقديم PMOs للقيمة التي تحتاجها المؤسسات بشكل فعال ومستدام.

ما هي منهجية PMO Value Ring؟

تعتبر منهجية PMO Value Ring إطارًا منظمًا ومتكررًا يساعد على بناء، تحسين، وإدارة مكاتب إدارة المشاريع مع التركيز على تقديم قيمة ملموسة. تهدف هذه المنهجية إلى مواءمة وظائف، عمليات، وقدرات PMO مع احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة، مما يضمن أن كل جانب من جوانب PMO مصمم لتوليد القيمة.

إطار منهجية PMO Value Ring

تتكون منهجية PMO Value Ring من ثماني خطوات رئيسية ترشد قادة مكاتب إدارة المشاريع خلال عملية إنشاء، تطوير، واستدامة PMO فعال:

1. تعريف وظائف PMO

الإجراء الرئيسي: تحديد توقعات أصحاب المصلحة، تصنيف الأهمية، وتحديد أولويات وظائف PMO.

تتمحور الخطوة الأولى حول فهم توقعات أصحاب المصلحة ومواءمة أهداف PMO مع هذه التوقعات. يتم تحديد الوظائف الأساسية لـ PMO بناءً على احتياجات عملائه وأصحاب المصلحة، مما يضع الأساس لنهج أكثر استهدافًا لتقديم القيمة.

2. موازنة مزيج وظائف PMO

الإجراء الرئيسي: اختيار الوظائف للدورة التشغيلية لـ PMO، تقييم توافقها مع توقعات أصحاب المصلحة، وإنشاء مزيج وظيفي مناسب.

لا تملك جميع وظائف PMO نفس الأهمية. لذلك، يعد موازنة هذه الوظائف على مدى الزمن أمرًا ضروريًا لضمان توليد القيمة بشكل مستمر. تقدم المنهجية إرشادات لتقييم أهمية كل وظيفة وتحديد أولوياتها خلال كل دورة تشغيلية.

3. إنشاء عمليات PMO

الإجراء الرئيسي: تحديد العمليات لكل وظيفة، تعيين الأدوار والمسؤوليات، وتحسين الإنتاجية.

بمجرد تحديد الوظائف، يجب إنشاء عمليات تفصيلية لضمان سير العمل بسلاسة. تتطلب كل وظيفة عملية معينة بمدخلات، مخرجات، ومسؤوليات محددة لتتوافق جهود PMO مع احتياجات العملاء.

4. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

الإجراء الرئيسي: اختيار مؤشرات الأداء المناسبة، تحديد كيفية قياسها وتواتر القياس، وتعيين الأهداف.

لقياس مدى جودة تقديم PMO للقيمة، تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أمرًا أساسيًا. توفر المنهجية مؤشرات أداء موصى بها تساعد في مراقبة فعالية كل وظيفة وأداء PMO بشكل عام.

5. تحديد حجم وكفاءات فريق PMO

الإجراء الرئيسي: إجراء تقييم شامل لجميع أعضاء الفريق، تحديد الثغرات في المهارات، وضع خطط تطوير فردية، وتخصيص الموظفين لكل وظيفة.

لضمان أن PMO يعمل بكفاءة، يجب أن يكون الفريق مجهزًا بالمهارات والكفاءات المناسبة. باستخدام نموذج الكفاءة الخاص بالمنهجية، يمكن تقييم الأعضاء، تحديد الثغرات، وتخصيص الفريق بشكل مثالي.

6. تحديد نضج PMO والتخطيط لتطوره

الإجراء الرئيسي: تقييم مستوى النضج الحالي لـ PMO، تحديد الأهداف المستقبلية، ووضع خطط عمل لزيادة النضج.

من أجل الاستدامة والتطور، من الضروري أن ينمو PMO. يوفر "نموذج مكعب نضج PMO" وسيلة لتقييم مستوى النضج وتحديد خطط لتحسينه مع مرور الوقت.

7. حساب عائد الاستثمار (ROI) لـ PMO

الإجراء الرئيسي: تقدير الفوائد المالية لـ PMO، تعديل الحساب وفقًا لاحتياجات المؤسسة، واستكشاف خيارات لزيادة العائد.

حساب عائد الاستثمار هو أحد أكبر التحديات التي تواجه مكاتب إدارة المشاريع. تقدم المنهجية أداة مخصصة تساعد في تقدير العائد المالي لـ PMO بناءً على التحديات المحددة لكل منظمة.

8. مراقبة الأداء الاستراتيجي لـ PMO

الإجراء الرئيسي: تحديد مؤشرات الأداء الاستراتيجي، تعيين الأهداف، مراقبة النتائج، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.

يساعد "نموذج لوحة مؤشرات الأداء المتوازنة لـ PMO" القادة في مراقبة الأداء الاستراتيجي لضمان توافق PMO مع الأهداف التنظيمية وإظهار القيمة المضافة التي يولدها بمرور الوقت.

أهمية منهجية PMO Value Ring

تعتبر مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) تحت ضغط دائم لتبرير وجودها وإظهار النتائج الملموسة. من دون وجود هيكل واضح واستراتيجية لتقديم القيمة، قد تعاني العديد من المكاتب في الحصول على الدعم التنظيمي. توفر منهجية PMO Value Ring خارطة طريق للتغلب على هذه التحديات عبر التركيز على:

المواءمة: ضمان توافق جهود PMO مع توقعات أصحاب المصلحة.
التوازن: إدارة المزيج الصحيح من الوظائف والعمليات لتقديم قيمة مستدامة.
القياس: مراقبة الأداء واتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات عبر مؤشرات الأداء الرئيسية وتحليل العائد على الاستثمار.
التطور: تحسين قدرات PMO بشكل مستمر وزيادة نضجه لضمان بقائه فعالاً وذا صلة.

"بفضل هذه المنهجية، أصبح من الممكن تحسين كفاءة مكاتب إدارة المشاريع بشكل كبير وزيادة فعاليتها في تحقيق الأهداف التنظيمية."

كيفية حساب عائد الاستثمار (ROI) في مكاتب إدارة المشاريع

حساب عائد الاستثمار (ROI) لمكاتب إدارة المشاريع يعد خطوة أساسية في تقييم الفوائد المالية التي تحققها هذه المكاتب. يشمل الحساب التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بالـ PMO مقابل القيمة التي يولدها في شكل تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر.

تحديد تكاليف التشغيل لـ PMO بما في ذلك التكاليف الإدارية واللوجستية.
تقدير الفوائد المالية التي يحققها PMO مثل تحسين الإنتاجية وتقليل المخاطر.
حساب نسبة ROI بناءً على المعادلة:

        ROI = (العوائد - التكاليف) / التكاليف * 100

5. الأسئلة الشائعة حول منهجية PMO Value Ring

1. ما هي PMO Value Ring؟

هي إطار متكامل لتحسين وتطوير مكاتب إدارة المشاريع مع التركيز على تحقيق القيمة لأصحاب المصلحة.

2. كيف يمكن حساب عائد الاستثمار (ROI) لـ PMO؟

يمكن حساب ROI من خلال تقدير الفوائد المالية التي يولدها PMO وتقسيمها على تكاليف تشغيله.

3. ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في PMO؟

هي مجموعة من المعايير المستخدمة لقياس مدى تقدم PMO وتحقيقه للأهداف المرسومة.

4. كيف يساعد PMO Value Ring في تحسين كفاءة PMO؟

من خلال الخطوات الثمانية التي توجه PMO في تنظيم الوظائف، العمليات، وتحسين الأداء بشكل متكامل.

الخاتمة

تعد منهجية PMO Value Ring أداةً فعالة للمؤسسات التي ترغب في إنشاء أو تحسين مكاتب إدارة المشاريع الخاصة بها. من خلال اتباع هذا الإطار، يمكن للمؤسسات تحويل مكاتب إدارة المشاريع من وحدات إدارية إلى أصول استراتيجية تدفع القيمة الحقيقية وتساهم بشكل مباشر في نجاح الأعمال.

عرض تقديمى عن The PMO VALUE RING

ورشة عمل The PMO VALUE RING التي قدمها الخبير العالمي أميريكو بينتو في 4 مايو 2017. تعتمد هذه الورشة على منهجية PMO Value Ring، التي تم تطويرها بعد بحث استمر 6 سنوات بمشاركة 89 من قادة مكاتب إدارة المشاريع وتحليل أكثر من 300 مكتب PMO.

عن مقدم العرض:

أميريكو بينتو هو أحد أبرز الخبراء في إدارة مكاتب المشاريع على مستوى العالم. يُعد هذا العرض خلاصة خبراته الطويلة وأبحاثه المتعمقة في تحسين أداء مكاتب إدارة المشاريع.

تحميل العرض التقديمي