منذ عام100 قاعدة ذهبية لمديري المشاريع – دليل عملي للتميز

الفصل السادس: مشاركة أصحاب المصلحة

تحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم

يعد تحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم عملية حاسمة في إدارة المشروع تتضمن تحديد الأفراد أو المجموعات أو المنظمات التي قد تتأثر بالمشروع أو يمكن أن تؤثر عليه. يعد فهم أصحاب المصلحة وتحليل مصالحهم وتأثيرهم وتوقعاتهم أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال وإدارة المخاطر ونجاح المشروع بشكل عام. فيما يلي دليل خطوة بخطوة لتحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم:

1. تحديد أصحاب المصلحة:

أ. فريق المشروع:

• تحديد الأفراد المشاركين بشكل مباشر في تنفيذ المشروع، مثل مديري المشاريع وأعضاء الفريق والمساهمين.

ب. أصحاب المصلحة الداخليون:

• تحديد الأفراد داخل المنظمة الذين قد يكون لهم تأثير على المشروع أو يتأثرون به. وهذا يشمل المديرين التنفيذيين ورؤساء الأقسام والموظفين.

ج. أصحاب المصلحة الخارجيين:

• حدد الأفراد أو المجموعات أو المنظمات خارج المنظمة التي قد يكون لها اهتمام بالمشروع. يمكن أن يشمل ذلك العملاء والموردين والهيئات التنظيمية وعامة الناس.

د. المستخدمين النهائيين:

• تحديد أولئك الذين سيستخدمون أو يستفيدون من مخرجات المشروع. غالبًا ما يكون رضاهم عامل نجاح حاسم.

ه. رعاة المشروع:

• تحديد الأفراد أو المجموعات التي تقدم الدعم المالي أو التنفيذي للمشروع. غالبًا ما يكون لها تأثير كبير على نتائج المشروع.

F. الهيئات التنظيمية:

• تحديد أي جهات تنظيمية أو حكومية لها سلطة على المشروع أو قد تتأثر بنتائجه.

ز. المجتمع أو المجموعات الاجتماعية:

• تحديد أي مجتمعات محلية أو فئات اجتماعية قد تتأثر بالمشروع.

ح. المنافسين:

• تحديد المنافسين أو الكيانات الأخرى في الصناعة التي قد تكون مهتمة بالمشروع أو متأثرة به.

خ . الوسائط:

• تحديد وسائل الإعلام أو الصحفيين الذين قد يغطون المشروع أو لديهم اهتمام بنتائجه.

2. تحليل أصحاب المصلحة:

أ. القوة/التأثير:

• قم بتقييم مستوى القوة أو التأثير الذي يمتلكه كل صاحب مصلحة على المشروع. وهذا يساعد في فهم من يمكنه التأثير على قرارات المشروع ونتائجه.

ب. اهتمام:

• تقييم مستوى اهتمام كل أصحاب المصلحة بالمشروع. قد يشير الاهتمام الكبير إلى الحاجة إلى التواصل والمشاركة بشكل متكرر.

ج. سلوك:

• تقييم موقف أصحاب المصلحة تجاه المشروع. هل هم داعمون أم محايدون أم يحتمل أن يعارضوا؟ يساعد فهم المواقف في تخطيط استراتيجيات الاتصال.

د. التوقعات:

• تحديد توقعات كل أصحاب المصلحة. يتضمن ذلك نتائج المشروع المرغوبة وتفضيلاتهم واهتماماتهم.

ه. دور:

• تحديد دور كل صاحب مصلحة في المشروع. وهذا يشمل مسؤولياتهم ومساهماتهم ومشاركتهم في صنع القرار.

F. تفضيلات التواصل:

• افهم كيف يفضل كل صاحب مصلحة تلقي المعلومات. قد يفضل البعض التقارير الرسمية، بينما قد يفضل البعض الآخر التحديثات غير الرسمية أو الاجتماعات وجهًا لوجه.

ز. تأثير المشروع:

• تقييم مدى تأثير المشروع على كل أصحاب المصلحة. ويمكن أن يشمل ذلك تأثيرات إيجابية، مثل زيادة الإيرادات، وتأثيرات سلبية، مثل فقدان الوظائف أو المخاوف البيئية.

ح. التبعيات:

• تحديد التبعيات بين أصحاب المصلحة. قد يعتمد البعض على مخرجات الآخرين، وفهم هذه التبعيات أمر بالغ الأهمية لتخطيط المشروع.

خ . تحمل المخاطر:

• تقييم مدى تحمل المخاطر لكل أصحاب المصلحة. قد يكون البعض أكثر نفورًا من المخاطرة، بينما قد يكون البعض الآخر مفتوحًا لمخاطر أكثر أهمية للحصول على مكافآت محتملة.

3. خطة إشراك أصحاب المصلحة:

أ. إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة:

• بناءً على التحليل، قم بتحديد أولويات أصحاب المصلحة بناءً على مستوى نفوذهم واهتماماتهم وتأثيرهم على المشروع.

ب. تحديد استراتيجيات المشاركة:

• تطوير استراتيجيات مصممة خصيصًا لإشراك كل أصحاب المصلحة. قد يشمل ذلك اجتماعات منتظمة أو تقارير حالة أو ورش عمل أو طرق اتصال أخرى.

ج. خطة تواصل:

• قم بتطوير خطة اتصال تحدد المعلومات التي سيتم توصيلها وعدد المرات والقنوات من خلالها.

د. تخفيف المخاطر:

• تحديد المخاطر المحتملة المرتبطة بأصحاب المصلحة وتطوير استراتيجيات التخفيف لمعالجة المشكلات قبل تفاقمها.

ه. المراقبة المستمرة:

• إنشاء آليات للرصد المستمر وإعادة تقييم مشاركة أصحاب المصلحة. وهذا يضمن أن تظل الخطة فعالة مع تقدم المشروع.

F. ضبط حسب الحاجة:

• كن مستعدًا لتعديل خطة مشاركة أصحاب المصلحة مع تطور المشروع، أو توفر معلومات جديدة، أو تغير ديناميكيات أصحاب المصلحة.

يعد تحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم بمثابة عمليات متكررة يجب إعادة النظر فيها طوال دورة حياة المشروع. تضمن إعادة تقييم ديناميكيات أصحاب المصلحة بانتظام أن يظل فريق المشروع مستجيبًا للظروف المتغيرة ويحافظ على مشاركة فعالة لأصحاب المصلحة.

استراتيجيات الاتصال الفعال

يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية في إدارة المشروع لضمان مشاركة المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب وبطريقة مفهومة لجميع أصحاب المصلحة. فيما يلي الاستراتيجيات الأساسية للتواصل الفعال في إدارة المشاريع:

1. تحليل أصحاب المصلحة:

• افهم جمهورك: قم بإجراء تحليل شامل لأصحاب المصلحة لفهم احتياجات واهتمامات وتفضيلات التواصل الخاصة بأصحاب المصلحة المختلفين. قم بتخصيص اتصالاتك لكل جمهور.

2. توضيح أهداف وغايات المشروع:

• وضع أهداف واضحة: تحديد أهداف المشروع وغاياته بوضوح وإبلاغها. وهذا يضع الأساس لجميع الاتصالات ويواءم أصحاب المصلحة مع غرض المشروع.

3. خطة المشروع التفصيلية:

• مشاركة خطة المشروع: قم بتوصيل خطة المشروع، بما في ذلك الجداول الزمنية والمعالم الرئيسية والتسليمات الرئيسية. وهذا يوفر خريطة طريق للمشروع ويحدد التوقعات.

4. التحديثات المتكررة:

• تحديثات التقدم المنتظمة: تقديم تحديثات منتظمة حول التقدم المحرز في المشروع. وهذا يبقي أصحاب المصلحة على اطلاع ويقلل من احتمالية حدوث مفاجآت.

5. استخدم قنوات اتصال متعددة:

• تنويع قنوات الاتصال: استخدم قنوات مختلفة مثل رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات وبرامج إدارة المشاريع والمنصات التعاونية للوصول إلى أصحاب المصلحة المختلفين بشكل فعال.

6. الاستماع النشط:

• تشجيع التواصل ثنائي الاتجاه: تعزيز ثقافة الاستماع النشط. شجع أصحاب المصلحة على مشاركة وجهات نظرهم ومخاوفهم وملاحظاتهم.

7. المراسلة المتسقة:

• المراسلة المتسقة: تأكد من أن الرسائل عبر قنوات الاتصال المختلفة متسقة. يمكن أن تؤدي التناقضات إلى الارتباك وسوء الفهم.

8. المساعدات البصرية:

• استخدم الوسائل المرئية: قم بدمج الوسائل المرئية مثل المخططات والرسوم البيانية والرسوم البيانية لتسهيل الوصول إلى المعلومات المعقدة وفهمها.

9. التكيف مع أسلوب الاتصال:

• التكيف مع تفضيلات أصحاب المصلحة: قم بتخصيص أسلوب الاتصال الخاص بك ليتناسب مع تفضيلات أصحاب المصلحة المختلفين. قد يفضل البعض التقارير التفصيلية، بينما قد يفضل البعض الآخر تحديثات مختصرة.

10. إدارة التوقعات:

• كن واقعيًا: حدد توقعات واقعية وأبلغ عن قيود المشروع في وقت مبكر. وهذا يساعد على إدارة توقعات أصحاب المصلحة ويقلل من احتمالية خيبة الأمل.

11. التواصل الفعال بين الفريق:

• تشجيع التواصل بين الفريق: تعزيز التواصل المفتوح داخل فريق المشروع. يجب أن يشعر أعضاء الفريق بالراحة عند مشاركة المعلومات والتعبير عن مخاوفهم.

12. مخاطر المشروع وقضاياه:

• التواصل الشفاف بشأن المخاطر: التواصل حول مخاطر المشروع وقضاياه بشفافية. مناقشة استراتيجيات التخفيف وإشراك أصحاب المصلحة المعنيين في عملية صنع القرار.

13. احتفل بالإنجازات:

• الاعتراف بالنجاحات: احتفل بمراحل المشروع وإنجازاته. يساعد التواصل الإيجابي على تعزيز معنويات الفريق وثقة أصحاب المصلحة.

14. خطة التواصل أثناء الأزمات:

• لديك خطة للاتصال بالأزمات: توقع الأزمات المحتملة وضع خطة اتصال جاهزة. قم بتوصيل الإجراءات التي يتم اتخاذها لمعالجة الأزمة بوضوح.

15. آلية التغذية الراجعة:

• إنشاء حلقات ردود الفعل: إنشاء آليات لأصحاب المصلحة لتقديم ردود الفعل. وهذا يساعد في التحسين المستمر ويضمن بقاء الاتصال فعالاً.

16. التدريب والتطوير:

• التدريب على التواصل: توفير التدريب على التواصل لأعضاء فريق المشروع. وهذا يضمن أن الجميع يفهم أهمية التواصل الفعال.

17. الحساسية الثقافية:

• كن حساسًا من الناحية الثقافية: إذا كنت تعمل مع فريق متنوع أو أصحاب مصلحة من ثقافات مختلفة، فضع في اعتبارك الفروق الثقافية الدقيقة في أساليب الاتصال والتفضيلات.

18. توثيق الاتصالات المهمة:

• توثيق الاتصالات الهامة: تأكد من توثيق الاتصالات المهمة. يتضمن ذلك محاضر الاجتماعات والقرارات المتخذة وأي تغييرات على خطط المشروع.

19. اجتماعات المشروع العادية:

• عقد اجتماعات منتظمة: قم بجدولة اجتماعات منتظمة للمشروع لمناقشة التقدم والتحديات والمعالم القادمة. وهذا يوفر منتدى للتواصل التفاعلي.

20. التواصل الختامي:

• التواصل الختامي الفعال: عندما ينتهي المشروع، قم بالتواصل بشكل فعال. شارك الدروس المستفادة، واعترف بالمساهمات، وقدم معلومات عن الخطوات التالية.

التواصل الفعال هو جهد مستمر يتطلب الاهتمام طوال دورة حياة المشروع. ومن خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات، يمكن لمديري المشاريع تعزيز التعاون وتقليل سوء الفهم والمساهمة في النجاح الشامل للمشروع.

إدارة توقعات أصحاب المصلحة في المشاريع المتنوعة

تعد إدارة توقعات أصحاب المصلحة في المشاريع المتنوعة جانبًا معقدًا ولكنه بالغ الأهمية لإدارة المشروع. تشمل المشاريع المتنوعة أصحاب المصلحة ذوي الخلفيات والاهتمامات ووجهات النظر المختلفة. تتطلب إدارة توقعاتهم بشكل فعال اتباع نهج دقيق يأخذ في الاعتبار الاختلافات الثقافية وأساليب الاتصال والتفضيلات الفردية. فيما يلي استراتيجيات لإدارة توقعات أصحاب المصلحة في المشاريع المتنوعة:

1. إجراء تحليل شامل لأصحاب المصلحة:

• فهم الاختلافات الثقافية: قم بإجراء تحليل شامل لأصحاب المصلحة يأخذ في الاعتبار الاختلافات الثقافية. فهم كيف يمكن للمعايير الثقافية أن تؤثر على أساليب الاتصال، وصنع القرار، والتوقعات.

2. تصميم التواصل مع جماهير متنوعة:

• التكيف مع أساليب الاتصال: قم بتخصيص اتصالاتك لتناسب الجماهير المتنوعة. ضع في اعتبارك تفضيلات التواصل المختلفة، سواء كانوا يفضلون التواصل المباشر أو غير المباشر، أو اللغة الرسمية أو غير الرسمية، وما إلى ذلك.

3. إنشاء قنوات اتصال مفتوحة:

• تشجيع الحوار المفتوح: خلق بيئة تشجع على التواصل المفتوح. التأكد من أن أصحاب المصلحة يشعرون بالراحة في التعبير عن آرائهم واهتماماتهم وتوقعاتهم.

4. تقديم معلومات واضحة وشفافة:

• الوضوح في التواصل: كن واضحًا وشفافًا في جميع الاتصالات. توضيح أهداف المشروع والجداول الزمنية والتحديات المحتملة بوضوح لتجنب سوء الفهم.

5. قم بتحديث وإشراك أصحاب المصلحة بانتظام:

• التحديثات المتكررة: تقديم تحديثات منتظمة حول التقدم المحرز في المشروع. ويساعد ذلك في إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركة، مما يقلل من احتمالية حدوث مفاجآت.

6. ضع توقعات واقعية:

• إدارة التوقعات بشكل واقعي: حدد توقعات واقعية منذ البداية. كن واضحًا بشأن ما يمكن تحقيقه وما لا يمكن تحقيقه ضمن قيود المشروع.

7. إشراك أصحاب المصلحة في صنع القرار:

• صنع القرار الشامل: إشراك أصحاب المصلحة في عمليات صنع القرار، وخاصة تلك التي قد تؤثر عليهم بشكل كبير. وهذا يعزز الشعور بالملكية ويضمن أخذ وجهات نظرهم في الاعتبار.

8. تخصيص التقارير والتوثيق:

• تنسيقات التقارير المخصصة: تخصيص تنسيقات التقارير لتناسب أصحاب المصلحة المتنوعين. قد يفضل البعض التقارير المكتوبة التفصيلية، بينما قد يفضل البعض الآخر العروض التقديمية المرئية أو المناقشات التفاعلية.

9. التدريب على الكفاءة الثقافية:

• توفير التدريب على الكفاءة الثقافية: تقديم التدريب لأعضاء فريق المشروع على الكفاءة الثقافية. وهذا يساعدهم على فهم الاختلافات الثقافية والتعامل معها بشكل أكثر فعالية.

10. توضيح الأدوار والمسؤوليات:

• تحديد الأدوار بوضوح: تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح لتجنب الارتباك. تأكد من فهم أصحاب المصلحة لأدوارهم في المشروع وكيف تساهم مساهماتهم في النجاح الشامل.

11. الاعتراف بالحساسيات الثقافية ومعالجتها:

• كن حساسًا ثقافيًا: كن واعيًا للحساسيات الثقافية. تجنب الافتراضات أو الصور النمطية أو السلوكيات التي قد يُنظر إليها على أنها غير حساسة. تعزيز بيئة شاملة.

12. اطلب التعليقات بانتظام:

• حلقة ردود الفعل المستمرة: إنشاء حلقة ردود فعل مستمرة. اطلب التعليقات بانتظام من مختلف أصحاب المصلحة لفهم وجهات نظرهم وتحديد مجالات التحسين.

13. التنوع في فرق المشروع:

• فرق المشروع المتنوعة: قم بإنشاء فرق مشروع متنوعة تمثل خلفيات مختلفة. وهذا التنوع يمكن أن يعزز التفاهم والتعاون.

14. التكيف مع التغيير:

• المرونة في النهج: كن مرنًا في نهجك. قد تتطلب المشاريع المتنوعة تعديلات على خطط المشروع أو الجداول الزمنية أو المنهجيات لتلبية الاحتياجات المتنوعة.

15. استراتيجيات حل النزاعات:

• الحل الفعال للنزاعات: تطوير استراتيجيات فعالة لحل النزاعات. قد تواجه الفرق المتنوعة صراعات بسبب اختلاف الآراء، ومن الضروري وجود نهج منظم لحل النزاعات.

16. احتفل بالتنوع:

• الاعتراف بالاختلافات والاحتفال بها: احتفل بالتنوع داخل المشروع. الاعتراف وتقدير وجهات النظر والمساهمات المختلفة التي يقدمها أصحاب المصلحة المتنوعون للمشروع.

17. العلاقات الثقافية:

• تعيين منسقين ثقافيين: في المشاريع ذات التنوع الثقافي الكبير، فكر في تعيين منسقين ثقافيين يمكنهم سد الفجوات الثقافية وتسهيل التواصل.

18. التعلم المستمر والتكيف:

• التعلم من التجارب: التعلم المستمر من التجارب. قم بتكييف استراتيجياتك بناءً على التعليقات والدروس المستفادة من إدارة التوقعات في المشاريع المتنوعة.

ومن خلال اتباع نهج استباقي وحساس ثقافيًا لإدارة توقعات أصحاب المصلحة، يمكن لمديري المشاريع تعزيز بيئة المشروع التعاونية والشاملة، مما يؤدي إلى نجاح أكبر للمشروع. المفتاح هو الاعتراف بالتنوع واحتضانه داخل فريق المشروع وأصحاب المصلحة أثناء تنفيذ استراتيجيات الاتصال والإدارة المخصصة.