التدقيق وإصدار الشهادات
التدقيق الداخلي
تعد عمليات التدقيق الداخلي جزءًا أساسيًا من (ISO 9001) وتلعب دورًا حاسمًا في تقييم فعالية وامتثال نظام إدارة الجودة (QMS) في المؤسسة. يتم إجراء عمليات التدقيق الداخلي من قبل موظفين مدربين داخل المنظمة وتهدف إلى تحديد مجالات التحسين، والتحقق من التوافق مع المتطلبات، وضمان عمل نظام إدارة الجودة على النحو المنشود. فيما يلي الجوانب الرئيسية التي يجب مراعاتها عند إجراء عمليات التدقيق الداخلي:
تخطيط التدقيق: قم بوضع خطة تدقيق تحدد نطاق وأهداف ومعايير التدقيق. تحديد وتيرة وجدول عمليات التدقيق بناءً على احتياجات المنظمة ومتطلبات (ISO 9001). تحديد العمليات أو الأقسام أو المناطق المراد تدقيقها وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.
اختيار فريق التدقيق: اختيار مدققين أكفاء ومحايدين يمتلكون المعرفة والمهارات والفهم اللازم لنظام إدارة الجودة وتقنيات التدقيق. فكر في استخدام مزيج من المدققين الداخليين من أقسام أو مجالات مختلفة لضمان إجراء تقييم شامل وغير متحيز.
معايير التدقيق: وضع معايير التدقيق بناءً على متطلبات (ISO 9001) والسياسات والإجراءات التنظيمية ومعايير الصناعة ذات الصلة. التأكد من أن معايير التدقيق واضحة وقابلة للقياس ومتوافقة مع أهداف المنظمة وتوقعات العملاء.
تنفيذ التدقيق: إجراء التدقيق وفقاً للجدول الزمني والإجراءات المخطط لها. جمع ومراجعة الأدلة الموضوعية لتقييم مدى مطابقة وفعالية نظام إدارة الجودة. استخدم مجموعة من مراجعات المستندات والمقابلات والملاحظات وتقنيات أخذ العينات لجمع المعلومات.
تحديد حالات عدم المطابقة: تحديد أي حالات عدم مطابقة أو انحرافات عن معايير المراجعة. قم بتوثيق حالات عدم المطابقة هذه، بما في ذلك طبيعتها وموقعها وتأثيرها المحتمل على نظام إدارة الجودة والأهداف التنظيمية. يمكن أن تشمل حالات عدم المطابقة أوجه القصور في العمليات، أو عدم الامتثال للإجراءات، أو الثغرات في الوثائق.
إعداد التقارير والتواصل: قم بإعداد تقرير تدقيق يلخص النتائج، بما في ذلك الجوانب الإيجابية ومجالات التحسين. قم بتوصيل النتائج بوضوح إلى أصحاب المصلحة المعنيين، مثل الإدارة أو مالكي العمليات أو الموظفين المسؤولين عن الإجراءات التصحيحية. التأكد من أن التقرير موضوعي وواقعي وقابل للتنفيذ.
الإجراءات التصحيحية: متابعة حالات عدم المطابقة التي تم تحديدها من خلال بدء الإجراءات التصحيحية. تعيين مسؤولية معالجة كل حالة عدم امتثال، وتحديد المواعيد النهائية، ومراقبة التقدم. تنفيذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة الأسباب الجذرية لحالات عدم المطابقة ومنع تكرارها.
متابعة التدقيق: إجراء عمليات تدقيق متابعة للتحقق من فعالية الإجراءات التصحيحية وإغلاق حالات عدم المطابقة. تأكد من أن الإجراءات المنفذة قد حلت المشكلات المحددة وأنها مستدامة بمرور الوقت. توثيق نتائج عمليات تدقيق المتابعة وتحديث تقرير التدقيق وفقًا لذلك.
توفر عمليات التدقيق الداخلي للمؤسسات رؤى قيمة حول الأداء والامتثال لنظام إدارة الجودة الخاص بها. فهي تساعد في تحديد مجالات التحسين وتعزيز كفاءة العملية وضمان التوافق المستمر مع متطلبات (ISO 9001). ومن خلال إجراء عمليات تدقيق داخلية منتظمة، يمكن للمؤسسات معالجة المشكلات بشكل استباقي، ودفع التحسين المستمر، والحفاظ على نظام إدارة جودة قوي.
عمليات التدقيق الخارجي
تعد عمليات التدقيق الخارجية جزءًا أساسيًا من شهادة (ISO 9001) وتتضمن تقييم نظام إدارة الجودة في المنظمة (QMS) من قبل هيئة اعتماد مستقلة. يتم إجراء عمليات التدقيق هذه بواسطة مدققين ليسوا جزءًا من المنظمة التي يتم تدقيقها ويكونون مسؤولين عن تقييم امتثال المنظمة لمتطلبات (ISO 9001) . وفيما يلي الجوانب الرئيسية التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بالتدقيق الخارجي:
اختيار جهة إصدار الشهادات: اختر هيئة إصدار الشهادات ذات السمعة الطيبة والمعتمدة والمعترف بها لإجراء عمليات تدقيق (ISO 9001) ضع في اعتبارك عوامل مثل خبرتهم وخبرتهم الصناعية وسمعتهم. التحقق من حالة الاعتماد الخاصة بهم للتأكد من مصداقية وصلاحية الشهادة.
تخطيط التدقيق: التعاون مع هيئة إصدار الشهادات لتخطيط التدقيق. تحديد نطاق وأهداف ومدة التدقيق. توفير المعلومات اللازمة حول نظام إدارة الجودة والعمليات والوثائق الخاصة بالمؤسسة لتسهيل عملية التدقيق. الاتفاق على الجدول الزمني للتدقيق والخدمات اللوجستية.
تدقيق المرحلة الأولى: تتضمن المرحلة الأولى من التدقيق الخارجي، والمعروفة باسم تدقيق المرحلة الأولى، مراجعة وثائق المنظمة وعملياتها واستعدادها للتدقيق الكامل. يقوم المدقق بتقييم فهم المنظمة لمتطلبات (ISO 9001)، وتحديد أي فجوات أو مجالات للتحسين، والتحقق من الاستعداد للمرحلة التالية.
تدقيق المرحلة 2: المرحلة الثانية، والمعروفة باسم تدقيق المرحلة 2، هي التدقيق الرئيسي حيث تقوم هيئة إصدار الشهادات بتقييم تنفيذ وفعالية نظام إدارة الجودة في المنظمة. يقوم المدقق بإجراء زيارات ميدانية وإجراء مقابلات مع الموظفين ومراجعة السجلات وتقييم امتثال المنظمة لمتطلبات (ISO 9001) ويحددون أي حالات عدم مطابقة أو مجالات للتحسين.
إدارة عدم المطابقة: إذا تم تحديد حالات عدم المطابقة أثناء التدقيق الخارجي، فيجب على المنظمة معالجتها خلال إطار زمني محدد. تنفيذ الإجراءات التصحيحية لحل حالات عدم المطابقة ومنع تكرارها. تقديم دليل على فعالية الإجراءات التصحيحية لجهة إصدار الشهادات.
قرار الاعتماد: بناءً على نتائج التدقيق الخارجي، تتخذ هيئة إصدار الشهادات قرارًا بإصدار الشهادات. إذا أثبتت المنظمة امتثالها لمتطلبات (ISO 9001) وعالجت أي حالات عدم امتثال، تقوم هيئة إصدار الشهادات بإصدار شهادة (ISO 9001). الشهادة صالحة لفترة محددة، عادة ثلاث سنوات، وتخضع لعمليات تدقيق المراقبة.
عمليات تدقيق المراقبة: بعد الحصول على الشهادة، تقوم هيئة إصدار الشهادات بإجراء عمليات تدقيق دورية للمراقبة لضمان الامتثال المستمر لمعيار (ISO 9001). وعادةً ما يتم إجراء عمليات التدقيق هذه سنويًا أو على النحو المتفق عليه. تقوم عمليات تدقيق المراقبة بتقييم التزام المنظمة المستمر بمتطلبات (ISO 9001) والتحقق من فعالية نظام إدارة الجودة.
إعادة الاعتماد: قرب نهاية فترة الاعتماد، يجب أن تخضع المنظمة لتدقيق إعادة الاعتماد لتجديد شهادة (ISO 9001) الخاصة بها. تشبه عملية إعادة الاعتماد عملية إصدار الشهادات الأولية، والتي تتضمن تقييمًا شاملاً لنظام إدارة الجودة والامتثال لمتطلبات (ISO 9001) .
تزود عمليات التدقيق الخارجية المؤسسات بتقييم مستقل لنظام إدارة الجودة الخاص بها وتثبت التزامها بإدارة الجودة. إن الحصول على شهادة (ISO 9001) يعزز سمعة المنظمة ويغرس ثقة العملاء ويفتح الفرص لنمو الأعمال. من خلال الحفاظ على الامتثال ومعالجة حالات عدم المطابقة، يمكن للمؤسسات الاحتفاظ بشهاداتها وتحسين نظام إدارة الجودة الخاص بها بشكل مستمر.
عملية إصدار الشهادات
تتضمن عملية الحصول على شهادة (ISO 9001) العديد من الخطوات التي يتعين على المؤسسات اتباعها للحصول على شهادة نظام إدارة الجودة (QMS) الخاص بها. وفيما يلي نظرة عامة على عملية التصديق:
الإعداد: قبل البدء بعملية الاعتماد، من الضروري أن تتعرف على مواصفة الأيزو 9001 ومتطلباتها. قم بتقييم مدى استعداد مؤسستك للحصول على الشهادة من خلال إجراء تحليل الفجوات لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو التوافق مع المعيار.
التوثيق: تطوير وتنفيذ نظام إدارة الجودة الذي يلبي متطلبات (ISO 9001). ويشمل ذلك توثيق السياسات والإجراءات وتعليمات العمل والوثائق الضرورية الأخرى. تأكد من أن الوثائق تعكس بدقة عمليات مؤسستك ويمكن للموظفين المعنيين الوصول إليها.
التدقيق الداخلي: قم بإجراء عمليات تدقيق داخلية لتقييم فعالية وامتثال نظام إدارة الجودة لديك. تساعد عمليات التدقيق الداخلي في تحديد مجالات التحسين والتأكد من أن مؤسستك جاهزة لتدقيق الشهادات الخارجية. معالجة أي حالات عدم امتثال أو فجوات تم تحديدها أثناء التدقيق الداخلي.
اختيار جهة إصدار الشهادات: اختر هيئة إصدار الشهادات المعتمدة والمعترف بها لإجراء عمليات تدقيق (ISO 9001) . ضع في اعتبارك عوامل مثل خبرتهم وخبرتهم الصناعية وسمعتهم. طلب عروض الأسعار والمقترحات من هيئات التصديق المختلفة لمقارنة خدماتها وتكاليفها.
تدقيق المرحلة الأولى: تبدأ عملية الاعتماد عادةً بمراجعة المرحلة الأولى، والمعروفة أيضًا بمراجعة الوثائق. يقوم المدقق من هيئة الاعتماد بمراجعة وثائق مؤسستك، بما في ذلك دليل نظام إدارة الجودة والإجراءات والسجلات. يقومون بتقييم مدى استعداد مؤسستك للتدقيق الكامل للشهادة.
تدقيق المرحلة الثانية: تدقيق المرحلة الثانية هو تدقيق الشهادة الرئيسي. يقوم المدقق من هيئة إصدار الشهادات بزيارة مؤسستك لتقييم تنفيذ وفعالية نظام إدارة الجودة الخاص بك. يقومون بإجراء المقابلات ومراجعة السجلات ومراقبة العمليات للتحقق من الامتثال لمتطلبات (ISO 9001) . يمكن تحديد حالات عدم المطابقة أو مجالات التحسين أثناء عملية التدقيق هذه.
الإجراءات التصحيحية: إذا تم تحديد حالات عدم المطابقة أثناء تدقيق المرحلة الثانية، فيجب عليك معالجتها خلال إطار زمني محدد. تنفيذ الإجراءات التصحيحية لحل حالات عدم المطابقة ومنع تكرارها. تقديم دليل على فعالية الإجراءات التصحيحية لجهة إصدار الشهادات.
قرار الاعتماد: بناءً على نتائج تدقيق المرحلة الثانية وفعالية الإجراءات التصحيحية، تتخذ هيئة إصدار الشهادات قرارًا بإصدار الشهادات. إذا أثبتت مؤسستك امتثالها لمتطلبا ت (ISO 9001) ، فإن هيئة إصدار الشهادات تصدر شهادة (ISO 9001) . الشهادة صالحة لفترة محددة، عادة ثلاث سنوات.
عمليات تدقيق المراقبة: بعد الحصول على الشهادة، تقوم هيئة إصدار الشهادات بإجراء عمليات تدقيق دورية للمراقبة لضمان الامتثال المستمر لمعيار (ISO 9001) وعادةً ما يتم إجراء عمليات التدقيق هذه سنويًا أو على النحو المتفق عليه. تقوم عمليات تدقيق المراقبة بتقييم التزام المنظمة المستمر بمتطلبات (ISO 9001) والتحقق من فعالية نظام إدارة الجودة.
إعادة الاعتماد: قرب نهاية فترة الاعتماد، يجب أن تخضع مؤسستك لعملية تدقيق إعادة الاعتماد لتجديد شهادة (ISO 9001) الخاصة بها. تشبه عملية إعادة الاعتماد عملية إصدار الشهادات الأولية، والتي تتضمن تقييمًا شاملاً لنظام إدارة الجودة والامتثال لمتطلبات (ISO 9001).
ومن خلال اتباع هذه الخطوات والحفاظ على الامتثال لمتطلبات (ISO 9001) . يمكن للمؤسسات الحصول على شهاداتها والاحتفاظ بها، مما يدل على التزامها بإدارة الجودة والتحسين المستمر.
الحفاظ على الشهادة
بمجرد حصول المنظمة على شهادة (ISO 9001) ، من المهم الحفاظ على الامتثال للمعيار للاحتفاظ بالشهادة. فيما يلي بعض الجوانب الأساسية التي يجب مراعاتها للحفاظ على شهادة (ISO 9001) :
الامتثال لمتطلبات (ISO 9001) : المراقبة المستمرة والتأكد من الامتثال لمتطلبات (ISO 9001) . قم بمراجعة وتحديث نظام إدارة الجودة (QMS) الخاص بك بانتظام ليعكس أي تغييرات في عمليات مؤسستك أو سياساتها أو معايير الصناعة. ابق على اطلاع بالتحديثات على معيار (ISO 9001) وقم بإجراء التعديلات اللازمة على نظام إدارة الجودة لديك.
عمليات التدقيق الداخلي: قم بإجراء عمليات تدقيق داخلية منتظمة لتقييم فعالية وامتثال نظام إدارة الجودة لديك. تساعد عمليات التدقيق الداخلي في تحديد أي حالات عدم مطابقة أو مجالات للتحسين. معالجة أي حالات عدم مطابقة على الفور وتنفيذ الإجراءات التصحيحية لمنع تكرارها. استخدم عمليات التدقيق الداخلي كفرصة لتحسين نظام إدارة الجودة لديك بشكل مستمر.
المراجعة الإدارية: قم بإجراء مراجعات إدارية منتظمة لتقييم أداء نظام إدارة الجودة لديك. قم بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتعليقات العملاء والبيانات الأخرى ذات الصلة لتقييم فعالية نظام إدارة الجودة لديك. تحديد مجالات التحسين واتخاذ الإجراءات اللازمة لتعزيز نظام إدارة الجودة لديك والأداء التنظيمي العام.
تدريب الموظفين وتوعيتهم: توفير برامج التدريب والتوعية المستمرة لضمان فهم الموظفين لأدوارهم ومسؤولياتهم ضمن نظام إدارة الجودة. تدريب الموظفين على متطلبات (ISO 9001) وأهداف الجودة والعمليات ذات الصلة. تعزيز ثقافة الجودة والتحسين المستمر في جميع أنحاء المنظمة.
التحكم في المستندات: حافظ على إجراءات التحكم في المستندات المناسبة للتأكد من أن وثائق نظام إدارة الجودة الخاصة بك تظل محدثة ويمكن الوصول إليها. مراجعة المستندات وتحديثها بانتظام حسب الحاجة. تنفيذ نظام لمراقبة المستندات يضمن توفر أحدث إصدارات المستندات للموظفين المعنيين.
رضا العملاء: مراقبة وقياس رضا العملاء بشكل مستمر لتحديد مجالات التحسين. اطلب تعليقات العملاء من خلال الاستطلاعات والمراجعات وغيرها من الوسائل. استخدم تعليقات العملاء لدفع التحسينات في منتجاتك وخدماتك وتجربة العملاء الشاملة.
الإجراءات التصحيحية والوقائية: تنفيذ عملية إجراءات تصحيحية ووقائية قوية (CAPA) لمعالجة أي حالات عدم مطابقة أو شكاوى العملاء أو مشكلات أخرى. التحقيق في الأسباب الجذرية للمشاكل وتنفيذ الإجراءات التصحيحية لمنع تكرارها. تحديد المخاطر المحتملة بشكل استباقي واتخاذ الإجراءات الوقائية للتخفيف منها.
عمليات التدقيق الخارجية: كن مستعدًا لعمليات تدقيق المراقبة التي تجريها هيئة إصدار الشهادات لضمان الامتثال المستمر لمعيار (ISO 9001) . تعاون مع المدققين، وقدم المعلومات اللازمة، وقم بمعالجة أي حالات عدم امتثال تم تحديدها أثناء عمليات التدقيق. استخدم نتائج التدقيق كفرص للتحسين.
التحسين المستمر: احتضن ثقافة التحسين المستمر داخل مؤسستك. تشجيع الموظفين على تحديد فرص التحسين، واقتراح أفكار مبتكرة، والمشاركة في مبادرات التحسين. قم بمراجعة وتحديث أهداف الجودة الخاصة بك بانتظام لدفع التحسين المستمر.
ومن خلال اتباع هذه الممارسات، يمكن للمؤسسات الحفاظ على شهادة (ISO 9001) الخاصة بها وتحسين نظام إدارة الجودة الخاص بها بشكل مستمر. ويدل الحفاظ على الشهادة على الالتزام بإدارة الجودة ورضا العملاء، مما يعزز سمعة المنظمة وقدرتها التنافسية في السوق.
