التوثيق وحفظ السجلات
التحكم في المستندات
يعد التحكم في المستندات جانبًا مهمًا من (ISO 9001) ، مما يضمن إدارة الوثائق والسجلات والتحكم فيها وصيانتها بشكل صحيح ضمن نظام إدارة الجودة (QMS). يتضمن إنشاء عمليات لإنشاء المستندات ومراجعتها والموافقة عليها وتوزيعها وتحديثها، بالإضافة إلى الاحتفاظ بسجلات للمعلومات المهمة. فيما يلي الجوانب الرئيسية للتحكم في المستندات فيما يتعلق بمعيار (ISO 9001) :
تحديد المستندات: إنشاء نظام لتحديد المستندات بشكل فريد داخل نظام إدارة الجودة. قم بتعيين أرقام أو رموز المستندات لكل مستند لضمان سهولة التعرف عليها واسترجاعها. يساعد هذا على منع الارتباك ويضمن استخدام أحدث إصدار من المستند.
الموافقة على الوثيقة: تحديد عملية واضحة للموافقة على الوثيقة. قم بتعيين الأفراد أو الأدوار المسؤولة التي لديها سلطة الموافقة على المستندات. تأكد من مراجعة المستندات للتأكد من دقتها واكتمالها والامتثال للمتطلبات ذات الصلة قبل الموافقة على استخدامها.
توزيع المستندات: وضع إجراءات لتوزيع المستندات على الموظفين المعنيين. تأكد من تقديم الإصدار الصحيح من المستند إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة. فكر في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية أو أدوات أخرى لتسهيل التوزيع الفعال والوصول إلى المستندات.
مراجعة المستندات والتحكم فيها: تنفيذ نظام لإدارة مراجعات المستندات. حدد بوضوح عملية إجراء تغييرات على المستندات، بما في ذلك كيفية تحديد المراجعات وتتبعها وإبلاغها. الاحتفاظ بسجل لمراجعات المستندات لضمان إمكانية التتبع والمساءلة.
استرجاع المستندات والتقادم: التأكد من سهولة استرجاع المستندات عند الحاجة. وضع إجراءات لاسترجاع المستندات، بما في ذلك كيفية الوصول إلى المستندات واسترجاعها بالتنسيقين المادي والإلكتروني. مراجعة المستندات وتحديثها بانتظام للتأكد من ملاءمتها ودقتها، وتحديد وإزالة المستندات القديمة من التداول.
الاحتفاظ بالمستندات: وضع إرشادات للاحتفاظ بالمستندات وتخزينها. تحديد فترات الاحتفاظ المناسبة لأنواع مختلفة من المستندات والسجلات بناءً على المتطلبات القانونية والتنظيمية والتجارية. قم بتخزين المستندات وحمايتها بشكل آمن لمنع فقدانها أو تلفها أو الوصول غير المصرح به.
حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات المعلومات الهامة داخل نظام إدارة الجودة. يتضمن ذلك سجلات العمليات والإجراءات وعمليات التدقيق والتفتيش والتدريب وتعليقات العملاء والأنشطة الأخرى ذات الصلة. تأكد من أن السجلات دقيقة وكاملة ويمكن استرجاعها بسهولة للرجوع إليها أو عمليات التدقيق المستقبلية.
التدريب والتوعية بالتوثيق: توفير برامج التدريب والتوعية للتأكد من فهم الموظفين لإجراءات مراقبة الوثائق ومسؤولياتهم. تثقيف الموظفين حول أهمية اتباع عمليات مراقبة المستندات وتأثير استخدام المستندات القديمة أو غير الصحيحة.
يعد التحكم الفعال في المستندات أمرًا ضروريًا للحفاظ على الاتساق والدقة والامتثال داخل نظام إدارة الجودة. من خلال إنشاء إجراءات قوية لمراقبة المستندات، يمكن للمؤسسات ضمان وصول الموظفين إلى المعلومات الصحيحة والحديثة، وتقليل مخاطر الأخطاء أو عدم المطابقة، وإثبات الامتثال أثناء عمليات التدقيق أو التفتيش.
إدارة السجلات
تعد إدارة السجلات عنصرًا حاسمًا في (ISO 9001) ، مما يضمن إنشاء السجلات وصيانتها والاحتفاظ بها بشكل صحيح ضمن نظام إدارة الجودة (QMS) . وهو يتضمن إنشاء عمليات لتحديد ومراقبة وحماية والاحتفاظ بالسجلات التي توفر دليلاً على المطابقة للمتطلبات والتشغيل الفعال لنظام إدارة الجودة. فيما يلي الجوانب الرئيسية لإدارة السجلات فيما يتعلق بمعيار (ISO 9001) :
تحديد السجلات: تحديد السجلات وتصنيفها بوضوح ضمن نظام إدارة الجودة. قم بتعيين معرفات أو رموز فريدة لكل سجل لضمان سهولة التعرف عليه واسترجاعه. وهذا يساعد على منع الارتباك ويضمن الوصول إلى السجلات الصحيحة عند الحاجة.
إنشاء السجلات والتقاطها: وضع إجراءات لإنشاء السجلات والتقاطها. التأكد من إنشاء السجلات أو التقاطها في الوقت المناسب، بما يعكس بدقة الأنشطة والعمليات والنتائج التي تمثلها. قد يتضمن ذلك توثيق عمليات التفتيش أو التدقيق أو تعليقات العملاء أو سجلات التدريب أو غيرها من المعلومات ذات الصلة.
صيانة السجلات: تنفيذ العمليات للاحتفاظ بالسجلات طوال دورة حياتها. التأكد من حماية السجلات من التلف أو الخسارة أو الوصول غير المصرح به. قم بمراجعة السجلات وتحديثها بانتظام حسب الضرورة للتأكد من دقتها واكتمالها وأهميتها.
الاحتفاظ بالسجلات: تحديد فترات الاحتفاظ المناسبة لأنواع مختلفة من السجلات بناءً على المتطلبات القانونية والتنظيمية والتجارية. وضع مبادئ توجيهية لتخزين السجلات وحمايتها والتخلص منها. قم بتخزين السجلات بشكل آمن لمنع فقدانها أو تلفها أو الوصول غير المصرح به، وضمان توفرها للرجوع إليها أو عمليات التدقيق المستقبلية.
إمكانية الوصول إلى السجلات: تأكد من سهولة الوصول إلى السجلات عند الحاجة. وضع إجراءات لاسترجاع السجلات وتوفير الوصول إليها، سواء في شكلها المادي أو الإلكتروني. فكر في استخدام أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية أو أدوات أخرى لتسهيل استرجاع السجلات والوصول إليها بكفاءة.
سلامة السجلات: الحفاظ على سلامة السجلات طوال دورة حياتها. تنفيذ ضوابط لمنع التغييرات أو التعديلات أو الحذف غير المصرح بها للسجلات. وضع إجراءات للتحقق من صحة ودقة السجلات، مثل التوقيعات أو الطوابع الزمنية أو وسائل التحقق الأخرى.
التخلص من السجلات: وضع إجراءات للتخلص الآمن من السجلات بمجرد انتهاء فترة الاحتفاظ بها. تأكد من التخلص من السجلات بطريقة تحمي المعلومات الحساسة أو السرية وتتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية المعمول بها.
تدقيق ومراجعة السجلات: قم بمراجعة ومراجعة السجلات بانتظام للتأكد من امتثالها للمتطلبات ذات الصلة وفعالية نظام إدارة الجودة. إجراء عمليات التدقيق أو التفتيش الداخلي للتحقق من دقة واكتمال وسلامة السجلات. استخدم نتائج عمليات التدقيق أو المراجعات لتحديد مجالات التحسين واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.
تعد إدارة السجلات الفعالة أمرًا ضروريًا لإثبات المطابقة للمتطلبات، وضمان إمكانية التتبع، وتقديم دليل على فعالية نظام إدارة الجودة. من خلال إنشاء إجراءات قوية لإدارة السجلات، يمكن للمؤسسات ضمان توافر السجلات وسلامتها وموثوقيتها، وتقليل مخاطر فقدان البيانات أو الوصول غير المصرح به، وتسهيل الامتثال للالتزامات القانونية والتنظيمية.
توثيق العمليات والإجراءات
يعد توثيق العمليات والإجراءات جانبًا حاسمًا في (ISO 9001) ، لأنه يساعد على ضمان الاتساق والوضوح والتوحيد في كيفية تنفيذ المهام داخل المنظمة. يتضمن التقاط وتسجيل الخطوات والتعليمات والمبادئ التوجيهية لتنفيذ الأنشطة والعمليات المختلفة داخل نظام إدارة الجودة (QMS) . فيما يلي الاعتبارات الأساسية لتوثيق العمليات والإجراءات المتعلقة بمعيار (ISO 9001) :
تحديد العملية: تحديد وتعريف العمليات التي تعتبر بالغة الأهمية لنظام إدارة الجودة. ويشمل ذلك كلا من العمليات الأساسية (مثل تحقيق المنتج/الخدمة، وعمليات التدقيق الداخلي) والعمليات الداعمة (مثل التدريب ومراقبة المستندات). حدد بوضوح الحدود والمدخلات والمخرجات والتفاعلات لكل عملية.
رسم خرائط العمليات: استخدم تقنيات رسم خرائط العمليات، مثل المخططات الانسيابية أو الرسوم البيانية للقنوات، لتمثيل تسلسل الخطوات والأنشطة المتضمنة في كل عملية بشكل مرئي. ويساعد ذلك في تقديم نظرة عامة واضحة على تدفق العملية وتحديد الاختناقات المحتملة أو مجالات التحسين.
تطوير الإجراءات: تطوير إجراءات تفصيلية لكل عملية، مع تحديد الخطوات والتعليمات والمتطلبات المحددة لتنفيذ الأنشطة. تأكد من أن الإجراءات واضحة وموجزة وسهلة الفهم. فكر في استخدام تنسيق أو قالب موحد لتحقيق الاتساق بين الإجراءات.
الأدوار والمسؤوليات: حدد بوضوح أدوار ومسؤوليات الأفراد أو الأقسام المشاركة في كل عملية. حدد المسؤول عن تنفيذ كل خطوة، ومن يحتاج إلى استشارته أو إعلامه، وأي مؤهلات أو تدريب محدد مطلوب لهذا الدور.
التحكم في المستندات: تطبيق إجراءات التحكم في المستندات على توثيق العمليات والإجراءات. إنشاء نظام للتحكم في الإصدار والموافقة والتوزيع واسترجاع وثائق العملية. تأكد من أن أحدث إصدار من الإجراءات متاح بسهولة للموظفين المعنيين.
مقاييس أداء العملية: تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أو المقاييس لقياس فعالية وكفاءة كل عملية. ويساعد ذلك على مراقبة أداء العملية وتحديد مجالات التحسين وتتبع التقدم نحو الأهداف. قم بتوثيق هذه المقاييس وإنشاء عملية للمراقبة والمراجعة المنتظمة.
التحسين المستمر: تشجيع ثقافة التحسين المستمر من خلال توثيق العمليات والإجراءات كوثائق حية. إنشاء عملية لمراجعة وتحديث الإجراءات بناءً على التعليقات أو التغييرات في المتطلبات أو الدروس المستفادة. شجع الموظفين على تقديم اقتراحات لتحسين العملية.
التدريب والتوعية: توفير برامج التدريب والتوعية للتأكد من فهم الموظفين للعمليات والإجراءات الموثقة. قم بتوصيل أهمية اتباع الإجراءات وتقديم إرشادات حول كيفية الوصول إلى الوثائق واستخدامها بشكل فعال.
ومن خلال توثيق العمليات والإجراءات، يمكن للمؤسسات ضمان الاتساق وتقليل الأخطاء وتسهيل نقل المعرفة داخل المنظمة. فهو يساعد الموظفين على فهم أدوارهم ومسؤولياتهم، ويعزز التوحيد القياسي، ويوفر الأساس للتحسين المستمر. تعمل العمليات والإجراءات الموثقة أيضًا كمورد قيم أثناء عمليات التدقيق أو التفتيش أو عند تأهيل موظفين جدد.
💬 شاركنا رأيك أو استفسارك في التعليقات أدناه. مساهمتك تهمنا وتثري النقاش! 👇