ما هي الأنواع المختلفة من مكاتب إدارة المشاريع، وكيف تختلف في الوظيفة والتركيز؟

تختلف مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) بشكل كبير في هيكلها ووظائفها والقيمة التي تقدمها للمؤسسة، اعتمادًا على الاحتياجات المحددة والثقافة والأهداف الإستراتيجية للمنظمة التي تخدمها. بشكل عام، يمكن تصنيف مكاتب إدارة المشاريع إلى عدة أنواع، لكل منها تركيزه الخاص ومجموعة المسؤوليات. إن فهم الاختلافات بين هذه الأنواع من مكاتب إدارة المشاريع يمكن أن يساعد المؤسسات على تصميم هيكل مكتب إدارة المشاريع الخاص بها لدعم إدارة مشاريعها واحتياجاتها الإستراتيجية بشكل أفضل.

Different types of project management offices

1. مكتب إدارة المشاريع الداعم

• الوظيفة والتركيز: يعمل مكتب إدارة المشاريع الداعم في المقام الأول كمركز للموارد، حيث يقدم الدعم والتوجيه والنماذج وأفضل الممارسات والوصول إلى المعلومات والخبرة. يوفر هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع دورًا استشاريًا لمديري المشاريع وفرق العمل، مع التركيز على الحفاظ على مستودع وثائق المشروع والدروس المستفادة.

• الخصائص: أنها مرنة وتعمل كقاعدة معرفية. فهو عادةً لا يفرض الالتزام بمنهجيات إدارة المشاريع، وبدلاً من ذلك يسمح لمديري المشاريع باختيار الأساليب والأدوات الأكثر ملاءمة لمشاريعهم.

2. مكتب إدارة المشاريع المسيطر

• الوظيفة والتركيز: يوفر مكتب إدارة المشاريع المسيطر إشرافًا أكبر من مكتب إدارة المشاريع الداعم، حيث يفرض المعايير ويضمن الامتثال لمعايير ومنهجيات إدارة المشاريع التنظيمية أو الخاصة بالصناعة. غالبًا ما يتطلب الأمر من مديري المشاريع الالتزام بمنهجيات محددة، واستخدام قوالب موحدة، والخضوع لعمليات تدقيق ومراجعة المشروع.

• الخصائص: يركز هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع على الاتساق والامتثال، ويقدم الدعم ولكن مع التركيز بشكل أكبر على الالتزام بالمبادئ التوجيهية والعمليات والمعايير.

3. مكتب إدارة المشاريع التوجيهي

• الوظيفة والتركيز: يتولى مكتب إدارة المشاريع التوجيهي دورًا إداريًا عمليًا للمشاريع داخل المنظمة. على عكس مكاتب إدارة المشاريع الداعمة والمسيطرة، يقوم مكتب إدارة المشاريع التوجيهي بإدارة المشاريع فعليًا ، مما يعني أن مديري المشاريع يقدمون تقاريرهم مباشرة إلى مكتب إدارة المشاريع.

• الخصائص: هذا النوع هو الأكثر سيطرة، ويشرف بشكل مباشر على المشاريع ويضمن توافقها مع الأهداف الاستراتيجية. وتتمتع بسلطة اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشروع وهي مسؤولة عن نتائج المشاريع.

4. مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي

• الوظيفة والتركيز: تعمل مكاتب إدارة المشاريع الإستراتيجية على مواءمة المشاريع والبرامج والأنشطة التشغيلية مع الأهداف الإستراتيجية للمنظمة. وهي تركز على ضمان أن جميع جهود المشاريع والبرامج تدعم الأهداف الشاملة للمنظمة، والتي غالبا ما تنطوي على إدارة المحافظ وتنفيذ الاستراتيجية.

• الخصائص: يعمل هذا النوع من مكتب إدارة المشاريع (PMO) بشكل وثيق مع الإدارة العليا لضمان توافق المشاريع والبرامج مع الأولويات الإستراتيجية، وتحسين تخصيص الموارد، وتعظيم عائد الاستثمار للمؤسسة.

5. مركز التميز (CoE) PMO:

• الوظيفة والتركيز: يعمل مركز التميز (CoE) PMO كمنارة لأفضل الممارسات والمنهجيات الجديدة والابتكارات في إدارة المشاريع. وهو يركز على تطوير كفاءات وقدرات إدارة المشاريع في جميع أنحاء المنظمة، ويقدم التدريب وفرص الشهادات وأحدث ما في القيادة الفكرية لإدارة المشاريع.

• الخصائص: يعزز هذا النوع التحسين المستمر في ممارسات إدارة المشاريع ويعمل كنقطة مركزية للمعرفة والخبرة في إدارة المشاريع.

جدول مقارنة بين أنواع مكاتب إدارة المشاريع

نوع مكتب إدارة المشاريع	التركيز	الوظيفة	الخصائص
الداعم	مركز للموارد والدعم	الحفاظ على مستودع المعرفة والدروس المستفادة	مرونة، يسمح باختيار الأساليب الملائمة
المسيطر	إشراف وفرض المعايير	التأكد من امتثال المشاريع للمعايير والمنهجيات	اتساق، امتثال للمعايير
التوجيهي	إدارة مباشرة للمشاريع	ضمان توافق المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية	سيطرة، تحقيق الأهداف الاستراتيجية
الاستراتيجي	مواءمة المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية	تحقيق توافق البرامج مع الأولويات الإستراتيجية	تعاون مع الإدارة العليا، تحسين تخصيص الموارد
مركز التميز (CoE) PMO	تطوير كفاءات إدارة المشاريع	نقطة مركزية للمعرفة والخبرة	تحسين مستمر، دعم للممارسات الجديدة

مكاتب إدارة المشاريع المتخصص

بالإضافة إلى ذلك، قد تقوم بعض المنظمات بإنشاء مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) مع تركيز أكثر تخصصًا، مثل مكاتب إدارة المشاريع الخاصة بتكنولوجيا المعلومات، والتي تركز على مشاريع التكنولوجيا، أو مكاتب إدارة المشاريع (Agile)، والتي تركز على تسهيل وتوجيه المشاريع المُدارة باستخدام منهجيات (Agile).

خاتمة

يجب أن يتوافق نوع مكتب إدارة المشاريع (PMO) الذي تختار المنظمة تنفيذه مع ثقافتها ومستوى النضج في إدارة المشروع والاحتياجات الإستراتيجية. يعكس الاختيار من بين هذه الأنواع قرارًا استراتيجيًا حول كيفية عمل إدارة المشروع داخل المنظمة ومستوى التحكم والمشاركة المباشرة لمكتب إدارة المشاريع على المشاريع. ويقدم كل نوع توازنًا مختلفًا بين الدعم والتحكم والمواءمة الإستراتيجية، مما يعكس الاحتياجات المتنوعة للمؤسسات عبر الصناعات.