تخطيط المشاريع ومراقبة التكاليف
جدولة المشاريع والميزانية
يعد تخطيط المشروع، والجدولة، وإعداد الميزانية، ومراقبة التكاليف كلها
جوانب حاسمة لإدارة المشروع. فهي مترابطة وتلعب دورًا مهمًا في ضمان
إكمال المشروع بنجاح خلال الوقت والميزانية المحددين.
1. تخطيط المشروع: هذه هي المرحلة الأولية في إدارة المشروع. ويتضمن
تحديد أهداف المشروع وغاياته ونطاقه. ويتضمن أيضًا تحديد المهام المطلوبة
لتحقيق هذه الأهداف، والموارد اللازمة، والجدول الزمني لإنجازها. تعمل
خطة المشروع بمثابة خريطة طريق لفريق المشروع وتوفر التوجيه ومجموعة
واضحة من التوقعات.
2. جدولة المشروع: بمجرد وضع خطة المشروع، فإن الخطوة التالية هي
إنشاء جدول زمني للمشروع. يتضمن ذلك تقسيم المشروع إلى مهام أصغر، وتعيين
تاريخ بدء وانتهاء لكل مهمة بناءً على الموارد المتاحة والوقت الذي
سيستغرقه إكمالها. يساعد الجدول الزمني للمشروع على ضمان بقاء المشروع
على المسار الصحيح وإكمال كل مهمة بالترتيب الصحيح وضمن الوقت
المخصص.
- هيكل تقسيم العمل (WBS) هذا تحليل هرمي لنطاق العمل الإجمالي الذي يجب أن ينفذه فريق المشروع
لتحقيق أهداف المشروع وإنشاء التسليمات المطلوبة.
- علاقات الأنشطة: فهم العلاقة بين لاالأنشطة أمر بالغ الأهمية. لا
يمكن أن تبدأ بعض الأنشطة حتى تنتهي أنشطة أخرى (انتهاء إلى بدء)، ويجب
أن تنتهي بعض الأنشطة في نفس الوقت (انتهاء إلى انتهاء)، ويجب أن تبدأ
بعض الانشطة في نفس الوقت (من بدء إلى بدء)، و يمكن أن تبدأ بعض الأنشطة
في أي وقت ولكن يجب أن تنتهي قبل أن تبدأ مهمة أخرى (البدء إلى
النهاية).
- طريقة المسار الحرج :(CPM) هذه خوارزمية لجدولة مجموعة من أنشطة المشروع، وتسليط الضوء على الأنشطة
الهامة التي يمكن أن تؤثر على الجدول الزمني للمشروع.
- مخطط جانت: هذا تمثيل مرئي لجدول المشروع، يُظهر تواريخ البدء
والانتهاء للعناصر الطرفية وعناصر ملخص المشروع.
3. ميزانية المشروع: تتضمن تقدير التكاليف المرتبطة بكل مهمة في
المشروع ومن ثم جمع هذه التكاليف لتكوين الميزانية الإجمالية للمشروع.
يجب أن تتضمن الميزانية جميع التكاليف المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك
العمالة والمواد والمعدات والتكاليف العامة. تعمل ميزانية المشروع كخطة
مالية للمشروع وتساعد على ضمان عدم تجاوز المشروع للموارد المخصصة
له.
- تكلفة الموارد: يتضمن ذلك تقدير تكاليف الموارد (الأشخاص
والمعدات والمواد) اللازمة لإكمال مهام المشروع.
- تقديرات تكلفة النشاط: يتضمن ذلك وضع تقدير تقريبي لتكاليف
الموارد اللازمة لإكمال كل نشاط جدول زمني.
- خط الأساس للتكلفة: هذه نسخة معتمدة من تقدير تكلفة حزمة العمل
والتي لا يمكن تغييرها إلا من خلال إجراءات مراقبة التغيير الرسمية. يتم
استخدامه كأساس للمقارنة بالنتائج الفعلية.
- التحكم في التكاليف: يتضمن ذلك مراقبة حالة المشروع لتحديث
تكاليف المشروع وإدارة التغييرات على خط الأساس للتكلفة.
4. التحكم في التكاليف: هذه عملية تتضمن مراقبة ومراقبة مقدار
الأموال التي يتم إنفاقها على المشروع. تتضمن مراقبة التكاليف مقارنة
التكاليف الفعلية للمشروع مع التكاليف المدرجة في الميزانية وإجراء
التعديلات حسب الضرورة لضمان بقاء المشروع في حدود ميزانيته. يمكن أن
يتضمن ذلك إجراء تغييرات على خطة المشروع أو جدوله الزمني، أو إيجاد طرق
لخفض التكاليف.
باختصار، تخطيط المشروع، والجدولة، ووضع الميزانية، ومراقبة التكاليف
كلها مكونات أساسية لإدارة المشروع. إنهم يعملون معًا لضمان اكتمال
المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبما يرضي جميع أصحاب
المصلحة.
تقنيات التحكم في التكاليف
التحكم في التكاليف في إدارة المشاريع هي عملية تتضمن التخطيط والتحكم
في ميزانية المشروع. ويضمن اكتمال المشروع ضمن الميزانية المعتمدة. فيما
يلي بعض تقنيات التحكم في التكاليف الأكثر شيوعًا:
تخطيط الميزانية: هذه هي الخطوة الأولى في التحكم في التكاليف.
ويتضمن تحديد جميع التكاليف المحتملة في المشروع ووضع الميزانية. يجب أن
تتضمن الميزانية جميع التكاليف المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك العمالة
والمواد والمعدات والتكاليف العامة.
تقدير التكلفة: يتضمن ذلك تقدير تكاليف كل مهمة في المشروع.
يساعد التقدير الدقيق للتكلفة في وضع ميزانية واقعية ويمنع تجاوز
التكاليف.
خط الأساس للتكلفة: خط الأساس للتكلفة هو نسخة معتمدة من ميزانية
المشروع والتي لا يمكن تغييرها إلا من خلال إجراءات مراقبة التغيير
الرسمية. يتم استخدامه كمرجع للمقارنة مع التكلفة الفعلية للمشروع.
إدارة القيمة المكتسبة :(EVM) هذه تقنية لإدارة المشروع لقياس أداء المشروع وتقدمه بطريقة موضوعية.
فهو يدمج نطاق المشروع، والتكلفة، ومقاييس الجدول الزمني لمساعدة فريق
إدارة المشروع على تقييم وقياس أداء المشروع وتقدمه.
تحليل التباين: يتضمن مقارنة تكاليف المشروع الفعلية مع التكاليف
المدرجة في الميزانية. إذا كان هناك أي فروق، يتم تحليلها لفهم الأسباب
الكامنة وراءها. ومن ثم يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية لإعادة المشروع
إلى المسار الصحيح.
إدارة التحكم في التغيير: يتضمن ذلك إدارة التغييرات في المشروع.
يجب التحكم في أي تغييرات في المشروع قد تؤثر على التكلفة وإدارتها بشكل
فعال. يتضمن ذلك التغييرات في نطاق المشروع أو جدوله الزمني أو
موارده.
المراقبة المنتظمة وإعداد التقارير: تساعد المراقبة المنتظمة
والإبلاغ عن تكاليف المشروع في تحديد أي مشكلات محتملة في وقت مبكر
واتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل أن تصبح مشاكل كبيرة. يتضمن ذلك تقارير
حالة المشروع المنتظمة وتوقعات التكلفة.
تكلفة دورة الحياة: يتضمن ذلك النظر في جميع التكاليف المرتبطة
بالمشروع طوال دورة حياته بأكملها. ويشمل ذلك تكاليف التخطيط والتصميم
والبناء والتشغيل والصيانة والتخلص.
هندسة القيمة: هذه طريقة منهجية لتحسين "قيمة" السلع أو المنتجات
والخدمات باستخدام فحص الوظيفة. فهو يساعد في تقليل التكاليف وتحسين جودة
وأداء المشروع.
تساعد هذه التقنيات في التحكم بفعالية في تكاليف المشروع والتأكد من
اكتمال المشروع في حدود الميزانية.
